Jeśli jesteś polskim pracownikiem w Szkocji, znajomość procedur zgłaszania wypadków w pracy jest kluczowa dla Twojego bezpieczeństwa i ochrony prawnej. Ten kompleksowy przewodnik wyjaśnia krok po kroku, jak prawidłowo zgłosić wypadek w pracy w Szkocji zgodnie z przepisami RIDDOR (Reporting of Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations 2013), które obowiązują jednolicie w całej Wielkiej Brytanii, w tym w Szkocji.
Procedura zgłaszania wypadku w pracy w Szkocji krok po kroku
Po wystąpieniu wypadku najważniejsze jest zabezpieczenie miejsca zdarzenia i udzielenie pierwszej pomocy poszkodowanym. Następnie należy ocenić, czy wypadek podlega zgłoszeniu według kryteriów RIDDOR oraz zidentyfikować osobę odpowiedzialną za złożenie raportu, którą zazwyczaj jest pracodawca.
Kolejnym krokiem jest określenie typu wypadku. Do kategorii wymagających zgłoszenia należą śmierć w miejscu pracy, poważne urazy takie jak złamania oprócz palców, amputacje czy utrata wzroku, urazy powodujące niezdolność do pracy powyżej 7 dni, choroby zawodowe oraz niebezpieczne zdarzenia, czyli sytuacje, które mogły spowodować poważne urazy.
Wypadek można zgłosić na dwa sposoby. Zalecaną opcją jest zgłoszenie online przez stronę www.hse.gov.uk/riddor, dostępną całodobowo dla wszystkich typów wypadków. System automatycznie generuje unikalny numer referencyjny RIDDOR i umożliwia pobranie kopii PDF dla własnej dokumentacji. Alternatywą jest zgłoszenie telefoniczne pod numerem 0345 300 9923, dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach 8:30-17:00, jednak ta opcja jest ograniczona tylko do śmiertelnych wypadków i poważnych urazów. Nie można jej używać dla urazów powyżej 7 dni ani chorób zawodowych.
Wypełniając formularz, należy przygotować następujące informacje: datę, godzinę i miejsce wypadku, dane osobowe poszkodowanego włączając imię, nazwisko, adres i zawód, opis urazu i części ciała, okoliczności prowadzące do wypadku, wykonywana czynność w momencie wypadku oraz używany sprzęt lub substancje.
Wymogi RIDDOR w Szkocji
Obowiązek zgłaszania spoczywa na pracodawcach w przypadku wypadków dotyczących ich pracowników, osobach samozatrudnionych gdy wypadek dotyczy ich samych, oraz osobach kontrolujących miejsce pracy w przypadku wypadków na ich terenie. Ważne jest, że pracownicy nie mogą bezpośrednio składać raportów RIDDOR – muszą powiadomić pracodawcę, który jest odpowiedzialny za formalne zgłoszenie.
Zgłoszeniu natychmiast, czyli “bez zwłoki”, podlegają wszystkie zgony związane z pracą oraz określone urazy. Do tych ostatnich zaliczają się złamania oprócz palców rąk, stóp i kciuków, amputacje, urazy oczu powodujące trwałą utratę wzroku, poważne oparzenia obejmujące ponad 10% powierzchni ciała oraz utrata przytomności z powodu urazu głowy lub uduszenia.
W ciągu 15 dni należy zgłosić urazy powyżej 7 dni, czyli sytuacje gdy pracownik nie może wykonywać normalnych obowiązków przez więcej niż 7 kolejnych dni. Przy liczeniu dni nie uwzględnia się dnia wypadku, ale wlicza się weekendy. Do chorób zawodowych wymagających zgłoszenia należą zespół cieśni nadgarstka, zapalenie skóry związane z pracą, astma zawodowa, wibracyjny zespół naczyniowo-nerwowy oraz zapalenie ścięgien i pochewek ścięgnistych.
Terminy zgłaszania są ściśle określone. Zgony, poważne urazy i niebezpieczne zdarzenia należy zgłosić natychmiast. W ciągu 10 dni należy złożyć pełny pisemny raport dla wypadków zgłaszanych natychmiast, a w ciągu 15 dni zgłasza się urazy powodujące niezdolność do pracy powyżej 7 dni.
Wymagana dokumentacja i formularze
Księga wypadków o symbolu BI 510 jest obowiązkowa dla firm zatrudniających 10 lub więcej pracowników. Musi być zgodna z GDPR i przepisami o ochronie danych, a jej zadaniem jest rejestrowanie wszystkich wypadków, nawet tych niepodlegających zgłoszeniu RIDDOR.
W systemie RIDDOR używa się dwóch głównych formularzy: F2508 służący do raportowania urazów lub niebezpiecznych zdarzeń oraz F2508A przeznaczony do zgłaszania chorób zawodowych. Dodatkowo wymagana jest odpowiednia dokumentacja medyczna, w tym potwierdzenie diagnozy dla chorób zawodowych, dokumentacja leczenia szpitalnego dla poważnych urazów oraz zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy powyżej 7 dni.
Różnice między systemem szkockim a angielskim
Główna różnica między systemami dotyczy ścigania przestępstw. W Anglii i Walii inspektorzy HSE mogą bezpośrednio wszczynać postępowania karne, a HSE decyduje o ściganiu i prowadzi sprawy. W Szkocji natomiast inspektorzy HSE nie mogą bezpośrednio ścigać – muszą przekazać sprawy do Crown Office and Procurator Fiscal Service (COPFS), który ma wyłączną odpowiedzialność za wszystkie postępowania karne. W ramach COPFS działa specjalistyczny Wydział BHP zajmujący się tymi sprawami.
Pomimo tej różnicy, wiele aspektów pozostaje takich samych w całej Wielkiej Brytanii. Obowiązują te same wymogi RIDDOR, ten sam system zgłaszania online, identyczne terminy zgłaszania oraz te same kategorie wypadków podlegających zgłoszeniu.
Przykłady wypadków w pracy podlegających i niepodlegających zgłoszeniu
W branży budowlanej przykładami wypadków podlegających zgłoszeniu są upadek z rusztowania ze złamaniem nogi, który należy zgłosić natychmiast, odcięcie palca przez maszynę wymagające zgłoszenia w ciągu 10 dni, czy uraz pleców uniemożliwiający pracę przez 8 lub więcej dni, który zgłasza się w ciągu 15 dni.
W sektorze hotelarsko-restauracyjnym zgłoszeniu podlegają takie zdarzenia jak poważne oparzenia kucharza od gorącego oleju czy złamanie nadgarstka kelnerki po poślizgnięciu – oba wymagają zgłoszenia w ciągu 10 dni. Również gdy klient upadnie ze schodów i zostanie zawieziony do szpitala, wypadek należy zgłosić w tym samym terminie.
Z kolei przykładami wypadków niepodlegających zgłoszeniu RIDDOR są drobne urazy takie jak złamanie palca u ręki lub nogi, skaleczenia wymagające szwów, drobne oparzenia obejmujące mniej niż 10% powierzchni ciała czy naciągnięcie mięśnia nie powodujące absencji dłuższej niż 7 dni. Wszystkie te zdarzenia wymagają jedynie zapisu w księdze wypadków.
Nie zgłasza się również zdarzeń niezwiązanych z pracą, takich jak atak serca w pracy spowodowany wcześniejszą chorobą, wypadki drogowe na drogach publicznych, które zgłasza się policji, nie HSE, czy przemoc między klientami, która nie podlega przepisom RIDDOR.
Prawa pracowników i obowiązki pracodawców
Jako pracownik masz prawo do zgłoszenia wypadku bez obawy o odwet – zwolnienie za zgłoszenie problemów bezpieczeństwa jest nielegalne. Przysługuje Ci również prawo do odszkodowania za wypadek i możliwość ubiegania się o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy. Masz prawo odmówić wykonywania pracy stanowiącej poważne zagrożenie oraz prawo do otrzymania informacji o zagrożeniach i procedurach bezpieczeństwa. Pracownicy z UE mają te same prawa niezależnie od statusu imigracyjnego.
Pracodawca z kolei ma obowiązek zgłosić wypadki zgodnie z terminami RIDDOR, prowadzić wewnętrzne dochodzenie, przechowywać dokumentację przez minimum 3 lata, zapewnić bezpieczne miejsce pracy oraz posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej pracodawcy na kwotę minimum 5 milionów funtów.
Dane kontaktowe władz
Główne biuro HSE Szkocja znajduje się pod adresem Queen Elizabeth House, 1 Sibbald Walk, Edinburgh EH8 8FT i jest czynne od poniedziałku do piątku w godzinach 8:30-17:00. Należy pamiętać, że biura nie są otwarte dla publiczności – kontakt możliwy jest tylko telefonicznie lub online.
W przypadku wypadków śmiertelnych lub poważnych urazów można dzwonić pod numer 0345 300 9923 w godzinach pracy biura. Zgłoszenia online przez stronę www.hse.gov.uk/riddor są dostępne całodobowo.
Społeczność polska może znaleźć wsparcie w organizacji Feniks, dostępnej pod numerem telefonu 0131 629 1881 lub emailem info@feniks.org.uk. Biuro organizacji znajduje się w St Margaret’s House, 151 London Road, Edinburgh EH7 6AE, gdzie oferowane jest wsparcie psychologiczne i pomoc w sprawach pracowniczych. Dodatkowo NHS 24 oferuje obsługę w języku polskim pod numerem 111, gdzie dostępne są nagrania w naszym języku oraz usługa tłumacza.
Najczęstsze błędy do uniknięcia
Jednym z najczęstszych błędów jest podawanie niekompletnych informacji, takich jak brak pełnych danych osobowych poszkodowanego, niedokładny opis okoliczności wypadku czy brak informacji o charakterze i powadze urazów. Kolejnym problemem jest niedotrzymanie terminów, często wynikające z mylenia natychmiastowego powiadomienia z 10-dniowym terminem na pełny raport, nieprawidłowego liczenia dni dla urazów powyżej 7 dni czy opóźnionego zgłoszenia z powodu niepewności czy wypadek podlega zgłoszeniu.
Bariery językowe stanowią dodatkowe wyzwanie. Trudności ze zrozumieniem terminologii RIDDOR, problemy z wypełnieniem formularzy online po angielsku czy nieznajomość obowiązków zgłoszeniowych mogą znacznie utrudnić proces. Dlatego warto poprosić o pomoc w tłumaczeniu lub skorzystać z usług organizacji wspierających Polaków.
Co dzieje się po zgłoszeniu
Po otrzymaniu raportu HSE przydziela numer referencyjny i ocenia priorytet dochodzenia na podstawie powagi zdarzenia. W niektórych przypadkach inspektorzy mogą odwiedzić miejsce wypadku, przeprowadzić wywiady ze świadkami oraz dokonać przeglądu dokumentacji i procedur bezpieczeństwa firmy.
Możliwe rezultaty dochodzenia obejmują brak dalszych działań, jeśli nie stwierdzono naruszeń, wydanie nakazów poprawy lub zakazu, wszczęcie postępowania za naruszenia przepisów BHP lub za niezgłoszenie wypadku zgodnie z RIDDOR.
Wymogi przechowywania dokumentacji
Minimalne prawne wymaganie to przechowywanie dokumentacji przez 3 lata od daty wypadku, jednak w Szkocji zaleca się okres 5 lat ze względu na możliwość roszczeń cywilnych. Księgi wypadków należy przechowywać przez 3 lata od ostatniego wpisu.
Dokumentacja musi zawierać pełne dane poszkodowanego, datę, godzinę i miejsce zdarzenia, opis okoliczności i charakteru urazu, datę i sposób zgłoszenia do HSE, numer referencyjny RIDDOR oraz dowody przeprowadzonego dochodzenia wewnętrznego.
Konsekwencje niezgłoszenia wypadku
Kary prawne za niezgłoszenie wypadku mogą być surowe. Sąd Magistracki może nałożyć grzywnę do 20 000 funtów plus karę do 12 miesięcy więzienia, podczas gdy Sąd Koronny może zasądzić nieograniczone grzywny plus karę do 2 lat więzienia. Przykładowo, w 2021 roku 75-letni budowniczy otrzymał karę 24 tygodni więzienia za niezgłoszenie amputacji.
Niezgłoszenie wypadku ma też wpływ na roszczenia odszkodowawcze. Opóźnione zgłoszenie utrudnia dochodzenie, firmy ubezpieczeniowe mogą odmówić wypłaty, a ryzyko przegrania sprawy cywilnej znacznie wzrasta. Dodatkowo skazania karne mogą wpłynąć na wnioski wizowe, powodować komplikacje przy ubieganiu się o prawo stałego pobytu oraz negatywnie wpłynąć na wnioski o obywatelstwo brytyjskie.
Zgłaszanie wypadków w pracy w Szkocji jest obowiązkiem prawnym, który chroni zarówno pracowników, jak i pracodawców. Jako polski pracownik masz te same prawa co wszyscy inni pracownicy w Wielkiej Brytanii. Pamiętaj, aby natychmiast poinformować pracodawcę o każdym wypadku i upewnić się, że zgłosił go zgodnie z RIDDOR. Przechowuj kopie wszystkich dokumentów i szukaj pomocy w organizacjach wspierających Polaków, jeśli potrzebujesz wsparcia językowego. Nie bój się zgłaszać problemów – prawo chroni Cię przed odwetem.
Dzięki przestrzeganiu tych procedur zyskasz ochronę prawną i przyczynisz się do stworzenia bezpieczniejszego miejsca pracy dla wszystkich. W razie wątpliwości zawsze lepiej zgłosić wypadek niż ryzykować konsekwencje prawne wynikające z niezgłoszenia.